Административный кадровый резерв: запуск проекта

О программе административного кадрового резерва и роли управленцев в жизни университета «Окнам Роста» рассказали представители руководства Вышки: Алексей Новосельцев, Юлия Гринкевич, Елена Гришина.

Алексей Новосельцев, проректор НИУ ВШЭ

 

Как Вы видите роль администратора в университете?

Университет – это особый тип организации, выполняющей, прежде всего, общественную миссию. В его работе заинтересованы группы «клиентов» с принципиально разными ожиданиями: правительство, работодатели, студенты и их родители, партнеры по научной кооперации, региональные власти.

Организационная модель университета основана на довольно сложном сочетании различных видов деятельности – научных исследований, экспертной работы, производства образовательных и других услуг, крупных некоммерческих проектов, социальной активности, инвестиционных проектов. И все они, так или иначе, выполняются сотрудниками университета – профессорами и исследователями (faculty members), составляющими ядро коллектива.

Задача администрации университета состоит, с одной стороны, в создании максимально комфортных условий для продуктивной творческой работы профессоров и исследователей, а с другой – в организации «интерфейса» университета с его «клиентами» и в его продвижении на целевых рынках. Такая двоякая роль требует от университетских администраторов значительно большей гибкости, чем, например, в коммерческих структурах.

Какими качествами должен обладать университетский администратор?

Кроме традиционно востребованных качеств административных работников, таких как исполнительская дисциплина, хорошее знание предметной области, ориентация на результат и стрессоустойчивость, для работы в университете особое значение имеют отличные коммуникационные навыки, инициативность и открытость для межфункциональной кооперации. Очень часто в конкретной ситуации выбор хорошего решения зависит не столько от знания сотрудником правил и регламентов, сколько от его готовности задействовать горизонтальные связи, разобраться в контексте запроса, объяснить коллегам смысл собственных требований или найти почву для компромисса.

Стоит отметить, что в современных условиях (глобализация, усиление конкуренции и т.д.), когда эффективность систем управления становится одним из конкурентных преимуществ, роль профессиональных менеджеров в сфере образования и науки объективно возрастает. На мой взгляд, это повышает привлекательность административной карьеры в университетах. И мы, кстати, наблюдаем рост интереса к этой сфере со стороны менеджеров с опытом работы в корпоративном секторе.

В чем отличительные качества администраторов Вышки?

Вышка – очень динамичный университет. В рамках его стратегии, в частности, реализуются одновременно несколько реформ – в образовательной модели, в организационной структуре, в кадровой политике, в системе управления отдельными видами деятельности, и все это – в стремительно меняющихся внешних условиях.

Как следствие, на административный персонал Вышки, помимо растущих объемов операций, ложится специфическая работа по воплощению организационных инноваций, интерпретации нововведений для конкретных ситуаций, постоянной модификации рабочих процессов. С одной стороны, это расширяет зону для творчества, придает особый драйв, а с другой – увеличивает нагрузку, требует большей вовлеченности, в том числе за рамками стандартного рабочего времени.

Поэтому, я полагаю, в Вышке преимущество имеют те сотрудники, чья личная мотивация не ограничивается обычным «зарабатыванием на жизнь», кто разделяет общую стратегию, принимает этот вызов, заинтересован в том, чтобы сделать свой личный вклад в развитие университета.

Для чего в Вышке создается административный кадровый резерв?

В конечном итоге административный кадровый резерв нужен для обеспечения преемственности в системе управления университета, продолжения его традиций и сохранения его ценностей новым поколением менеджеров.

Но пока эта программа только начинается, и на данном этапе ее важная цель – создание в административной среде Вышки сообщества сотрудников, объединенных интересом к улучшению административных процессов, повышению качества сервисов в интересах университета и в сотрудничестве с коллегами из других функциональных блоков.

В Вышке сейчас порядка 100 руководящих позиций уровня начальника управления и выше. А в целом в административном и вспомогательном штате трудятся около 1200 человек, представителей более 20 профессий. Надеюсь, когда программа наберет обороты, ее постоянными участниками будут 5-7% этих сотрудников. Тогда это сообщество может стать реальным проводником изменений, иметь заметное влияние на выработку множества текущих решений. А сами участники программы получат новые возможности для построения собственной карьеры в университете.

 

Юлия Гринкевич, директор по интернационализации НИУ ВШЭ

Что такое административный кадровый резерв?

Это общеуниверситетская программа по развитию административно-управленческого персонала, направленная на повышение международной конкурентоспособности Вышки. Мы хотим создать условия, во-первых, для формирования единой коммуникационной среды для университетских администраторов, во-вторых, для формирования пула высокопотенциальных административных сотрудников и условий для их профессионального развития. Участие в программе позволит лучше понять стратегические задачи университета, увеличить степень вовлеченности в процессы изменений в университете и, конечно, усовершенствовать свои профессиональные компетенции. Большое значение мы придаем содержательному общению между администраторами: лучше узнать коллег из других подразделений, завязать профессиональные контакты, обменяться опытом и вместе обсудить трудности и пути их решения. Выстраивание эффективных межфункциональных горизонтальных связей – это одна из главных задач проекта. Очень важно отметить, что программа будет развиваться параллельно, но в тесном взаимодействии с программой академического кадрового резерва, поскольку, в конечном счете, достижение нашей общей цели – международной конкурентоспособности – невозможно без эффективной интеграции административной и академической сред университета.

Для чего запускается этот проект?

По степени сетевого взаимодействия административные подразделения заметно отстают от академических. К сожалению, у администраторов в Вышке нет своей площадки для общения, обмена опытом и идеями. Преподаватели и исследователи, например, участвуют в конференциях, симпозиумах и коллоквиумах, я уже не говорю об очень эффективной и успешной программе академического кадрового резерва, а у администраторов такой возможности нет. Кроме того, есть проблема межфункциональных взаимодействий, в некотором роде симметричная проблеме междисциплинарности в науке. Важные для университета процессы – сквозные, они идут через все функциональные составляющие. Сейчас ситуация такова, что многие функциональные подразделения чувствуют себя сплоченными, но достаточно изолированными коллективами, в то время как сопровождение многих процессов требует слаженных совместных действий, задачи часто должны решаться итерационно, а решения практически во всех случаях являются компромиссными.

В силу того, что Вышка живет в ситуации постоянных изменений, мы не можем создать единый исчерпывающий регламент, который опишет, как нужно действовать. Более того, решают проблемы не регламенты, а люди, которые делают одно общее дело, пытаясь достичь одних и тех же целей. Поэтому хотелось бы создать условия, при которых позиция администратора «Я делаю свой участок работы» сменилась бы на другую: «Я работаю на общий результат». Мы должны быть нацелены на гармоничное и эффективное выстраивание отношений с нашими внутренними «клиентами» – студентами, исследователями, преподавателями и другими административными подразделениями.

Как будет устроен кадровый резерв?

В рамках пилотного проекта в этом году будет представлено две категории. В группу «Новые работники» будут автоматически зачисляться новые сотрудники административных подразделений университета. У них появится возможность лучше узнать университет: в течение шести месяцев они получат необходимую информационную поддержку, будут участвовать в адаптационных семинарах и тренингах, во время которых получат ответы на вопросы о том, как будет выстроена их профессиональная деятельность и как устроена Вышка. Вторая категория – «Перспективные администраторы» – будет включать сотрудников, проработавших в Вышке не меньше года и ориентированных на профессиональное развитие. Они попадают в резерв на основании рекомендации руководителя структурного подразделения и мотивационного письма, в котором излагают свои идеи о том, как повысить эффективность своей профессиональной деятельности.В первую очередь это сотрудники, активно взаимодействующие с другими подразделениями университета и проявляющие инициативность. Пребывание в резерве длится до двух лет, причем в конце первого годаэкспертный совет программы будет оценивать результативность деятельности резервиста и принимать решение, останется ли коллега в программе.

В чем Вы видите отличительные особенности перспективных администраторов?

Главное – они должны быть погружены в университетскую среду, заниматься не процессом ради процесса, а разделять университетские ценности и принципиальные базовые установки. Вышка живет в ситуации постоянных изменений: мы постоянно движемся. Это одновременно и вызов, и преимущество – ведь управлять можно только тем, что развивается. Поэтому мы стремимся объединить людей, которые понимают ценность изменений и могут принимать в них заинтересованное участие. Другими словами, наши администраторы должны не только понимать роль изменений, но и принимать активное участие в развитии Вышки.

Какие преимущества будут у участников программы?

В первую очередь – у коллег появится возможность проявить себя и быть услышанными, встретиться с лидерами университета, принимающими ключевые решения, и вести с ними диалог, включиться в решение интересных профессиональных задач, связанных с развитием университета. Таким образом, резервисты получат новые возможности для своего профессионального развития и развития своей карьеры. Если мы хотим от коллег вовлеченного и содержательного участия в жизни Вышки, мы должны показать им возможности и горизонты внутри университета.

Как, на Ваш взгляд, объективно оценить работу университетского администратора?

Нам еще предстоит разработать критерии оценки. Это один из основных вызовов, стоящих перед нашей программой. На мой взгляд, ключевым должно быть мнение студентов и преподавателей о том, насколько эффективно выстроены сервисы в университете и насколько у этих сервисов «дружественный» интерфейс.

Когда начнется проект?

Мы планируем набор первых резервистов и первый выездной семинар на апрель. Надеемся, что в этом году группа перспективных администраторов составит от 20 до 40 человек.

 

Евгения Гришина, старший директор по административной работе НИУ ВШЭ

В чем вы видите роль администратора в научно-исследовательском университете?

Для начала сформулируем, что такое администрирование. Администрирование – это организация действий персонала на основе формализации и строгой регламентации. Но в быстро развивающейся среде жесткая формальная регламентация может являться серьезным сдерживающим фактором, проще говоря – тормозом. В то же время без администрирования процессов велик риск провалиться в хаос.

Ключевой задачей администратора в Вышке является нахождение баланса между строгой регламентацией и ожиданиями внутренних «клиентов». Если регламент тормозит процесс, то нужно изменить регламент таким образом, чтобы процесс исполнялся без формальных простоев и при этом соблюдалось качество предоставляемого сервиса.

Второй важной функцией администратора является внедрение регламентов и их адаптация к реалиям. Недостаточно изложить порядок действий на бумаге, и даже графическое описание регламента не является залогом успеха того, что он будет исполняться, что ему будут следовать. Даже автоматизация процессов не всегда служит гарантом правильности исполнения регламентов. Необходимо разъяснять, контролировать исполнение, выявлять, что именно в регламенте не жизнеспособно, вносить в регламенты изменения. Регламенты должны быть удобны и понятны. За регламентами стоят люди.

Как Вы думаете: в чем особенность администраторов Вышки?

Вышка – особая среда, особая культура. Поэтому и наши администраторы тоже должны быть особенными. Они должны быть более открытыми для коммуникаций, хорошо ориентироваться в функционале смежных подразделений, быть более инициативными, предусмотрительными, стремиться к тому, чтобы запросы внутренних «клиентов» решались комплексно и интеллектуально, чтобы не возникало ситуаций, при которых межфункциональные процессы частично выполнялись в одной зоне компетенций и проваливались или терялись в смежной.

В целом нашему внутреннему «клиенту» важно получить результат процесса, и одним из измерителей качества работы администраторов является уровень удовлетворенности административными сервисами. Главная особенность администраторов Вышки, на мой взгляд, должна заключаться в том, чтобы не было границ между «моим» и «чужим». Не должно быть формального подхода.

Как Вы прокомментируете создание административного кадрового резерва в Вышке?

Проект отличается от классического понимания формирования кадрового резерва тем, что мы создаем среду, в которой выращиваются нужные компетенции и инициатива.

Большинство государственных и коммерческих компаний не уделяют должного внимания развитию и выращиванию специалистов, которые обеспечивают поддержку основной деятельности. В отличие от этого большинства Вышка понимает, что административные сервисы являются важной составляющей на пути к лидерству. Чем динамичнее развитие основной деятельности, тем требовательнее лидеры «производства» к поддержке. К сожалению, наши административные процессы пока отстают в развитии от академических. Наш проект позволит существенно сократить это отставание. Одна из задач проекта –выстроить более качественные коммуникации и межфункциональное взаимодействие.

Каковы возможные плюсы и минусы этого проекта?

Я бы сказала так: не вижу «плюсов» и «минусов», но понимаю, что могут быть ограничения, связанные с традиционной пассивностью бэк-офиса. Очень надеюсь на то, что нам удастся заинтересовать и выявить талантливых администраторов, что они придут к нам с идеями и готовы их защищать и активно продвигать.

26 февраля, 2015 г.