КАДР в Вышке: 6 проектов за год

«ВышГИ» («Вышкинский генератор идей»)

Ирина Гнездилова, руководитель проекта, советник (Секретариат научного руководителя), менеджер Управления по организации и сопровождению научных конференций и семинаров; Евгения Мурмуридис, начальник отдела сопровождения учебного процесса образовательной программы бакалавриата «Логистика»; Нелли Павлова, менеджер Института образования; Максим Шевелев, менеджер департамента прикладной экономики.

Как появилась идея вашего проекта? 

В Вышке есть уникальный человеческий капитал и огромный потенциал идей и предложений. Но многие идеи – возможно, очень нужные и полезные – так и остаются нереализованными или не выходят дальше кулуарного обсуждения.

Мы решили, что нашему университету просто необходим свой «Вышкинский генератор идей». Автор идеи получает возможность выставить свой проект на публичное обсуждение на специально созданной для этого странице корпоративного портала. Изначально проект «ВышГИ» как раз и был нацелен на поиск технического решения в виде краудсорсинговой платформы. Но нам несказанно повезло! В соответствии с требованиями дорожной карты на тот момент уже велась работа над другим проектом, который в итоге получил название «Площадка публичного обсуждения» (ППО). Функционально ППО предусматривает работу четырех кейсов, два из которых (обсуждение проекта документа и утвержденного документа) на данный момент уже запущены. Но тот технический потенциал, который сейчас находится в работе, как раз и заключается в возможности сбора идей и предложений при использовании голосования. Иными словами, техническое решение для проекта было найдено, и «ВышГИ» был интегрирован в работу над ППО с точки зрения расширения ее функциональных возможностей.

«ВышГИ» для Вышки

Механизм работы очень прост: появляется новая идея – модератор проверяет ее на конструктив – все сотрудники получают оповещение с предложением зайти и проголосовать за идею (предусмотрена опция «Отписаться от рассылки») – результаты сообщаются заявителю, публикуются на сайте. По итогам формируется топ-5.

Успех проекта как раз и заключается в простоте его работы. Мы сами лучше всех знаем, что нужно изменить в университете, в котором работаем, поэтому топ-5 станет отражением действительно наиболее значимых для всех заинтересованных сотрудников вопросов и проблем. Для университета «ВышГИ» – это прежде всего механизм обратной связи, возможность правильно выстраивать коммуникации. А для сотрудников – возможность быть услышанными, возможность проявить себя и повлиять на улучшение качества рабочей среды.

 

«Рабочий кабинет научного проекта»

Александр Холмогоров, руководитель проекта, экономист Центра фундаментальных исследований; Илья Долматов, директор Института проблем ценообразования и регулирования естественных монополий; Елена Кабанова, начальник Управления координации мониторинговых исследований; Людмила Мезенцева, корреспондент редакции новостной службы корпоративного портала; Дарья Миляева, менеджер отдела маркетинга Института образования; Екатерина Николаева, начальник Управления по сопровождению деятельности международных лабораторий; Алена Сутормина, менеджер Управления международного сотрудничества.

В чем суть проекта и какова его цель?

Английский писатель Олдос Хаксли в своем романе «О дивный новый мир» писал о том, что в эру передовых технологий неэффективность – страшный грех. И с этим сложно не согласиться. В повседневной жизни мы пользуемся значительным количеством полезных сервисов, повышающих эффективность, в том числе онлайн-банками и интернет-магазинами.

Основываясь на идее работы таких систем, мы предлагаем создать сервис для поддержки деятельности научных подразделений и их проектов.

Что удалось сделать за год?

Изначально нашей командой были поставлены две задачи: 1) разработка кабинета научного проекта; 2) создание паспорта научного подразделения. В прошлом году было решено отработать нашу задумку на создании рабочего кабинета научного проекта. Основное его назначение – это содержание всех данных по реализуемым научным проектам (отчетов, технических заданий, отзывов, публикаций и пр.) в одном месте, их безопасное хранение, а также возможность выполнения ряда полезных операций, направленных на эффективное взаимодействие всех участников проекта, построение и выгрузку аналитической информации. Данный инструмент призван облегчить, автоматизировать работу по проектам и в итоге помочь сформировать общую культуру, стандарт ведения научных проектов в университете.

На сегодняшний день нашей командой с учетом различных типов научных исследований разработана структура рабочего кабинета. Для этой цели мы провели опрос руководителей и менеджеров научных подразделений, описали проблемы и недостатки существующей модели взаимодействия менеджеров научных проектов, администраторов научных программ и работников портала по каждому типу научных исследований и предложили к обсуждению оптимальную, на наш взгляд, модель взаимодействия.

Каким вы видите результат проекта по окончании этого года?

В этом году наша команда планирует завершить процесс согласования структуры рабочего кабинета научного проекта и приступить к техническому исполнению. После этого сервис будет предложен для тестирования в работе структурных подразделений, реализующих научные проекты.

Итоги задуманного будем подводить в ноябре-декабре.

 

«СтЭП» («Студенческое электронное портфолио»)

Сергей Шаламков, руководитель проекта, руководитель Центра развития образовательной среды; Елена Еремейкина, менеджер образовательных программ факультета экономических наук; Лидия Камальдинова, заместитель директора Центра внутреннего мониторинга; Сергей Конышев, начальник научно-методического отдела Международного института экономики и финансов; Ольга Лукашова, менеджер департамента финансов факультета экономических наук; Александр Чеповский, заместитель директора по профессиональной ориентации и работе с одаренными учащимися.

Как создавался проект?

Идея работы на проектом «Студенческое электронное портфолио» возникла на одном из первых выездных семинаров Административного кадрового резерва, как раз вокруг нее и сформировалась наша проектная группа. Необходимо отметить, что все мы довольно разношерстные: кто-то работает со школьниками и потенциальными абитуриентами НИУ ВШЭ, кто-то взаимодействует со студентами на уровне бакалавриата и магистратуры, а кто-то занимается поддержкой и совершенствованием образовательного процесса и исследованием динамики развития университета. Все это помогло нашей команде взглянуть на задачи проекта с разных сторон – как со стороны учебного блока, так и со стороны административных подразделений.

Главной задачей нашего проекта мы видим создание сервиса для фиксирования и хранения в структурированном виде информации об индивидуальных достижениях и других активностях студентов НИУ ВШЭ до, во время и после их обучения в университете, позволяющего отслеживать индивидуальные траектории обучающихся и представлять информацию о них для внутреннего и внешнего использования.

Что удалось сделать за год? Какой результат ожидается в конце года?

В рамках работы над проектом были проведены обсуждения с сотрудниками Дирекции основных образовательных программ и Дирекции информационных технологий, с представителями подразделений НИУ ВШЭ и внешними заинтересованными лицами, а также состоялась встреча со Студенческим советом НИУ ВШЭ. Все замечания и комментарии были учтены в разработке концепции проекта, что позволило получить поддержку Экспертного совета.

Реализация проекта позволит студентам получить возможность собирать, хранить и представлять свои достижения в учебной, научной и практической деятельности в удобном виде; сотрудникам и подразделениям НИУ ВШЭ – получить и проанализировать информацию о достижениях студентов, привлечь молодых исследователей в академическую среду, составить портрет вышкинца; внешние потребители информации, которыми выступают работодатели, университеты и другие внешние заинтересованные лица, получат доступ к базе студентов, среди которых можно будет найти подходящие кандидатуры.

В конце года мы планируем реализовать в рамках проекта первую версию сервиса, которая будет охватывать учебный и научный блоки, и приступить к его активному тестированию.

 

«Ярмарка практик»

Мария Шабанова, руководитель проекта, заместитель директора Центра академической интеграции; Елена Гусева, начальник отдела сопровождения учебного процесса в магистратуре по направлению «Финансы и кредит»; Татьяна Маркова, менеджер Управления академического развития; Татьяна Пак, начальник отдела сопровождения учебного процесса в бакалавриате по направлению «Прикладная математика и информатика»; Анастасия Постриганова, менеджер Управления развития образовательных программ.

 

В чем суть проекта?

Идея проекта проста: создать на портале Вышки онлайн-площадку для поиска научно-исследовательской практики для студентов магистратуры в научных подразделениях Вышки. Сейчас единой системы приема на практику в научные подразделения нет, происходит это скорее через личные договоренности руководителя образовательной программы или менеджера учебного офиса. Мы хотим, чтобы наш проект не только помог с поиском места практики, являющейся обязательной частью учебного процесса, но и способствовал большей включенности студентов в научную жизнь университета и усилению взаимосвязи между учебным и научным блоками.

Чего удалось достичь на сегодняшний день? Каким вы видите результат по окончании этого года?

Изначально мы объединились вокруг темы работы с иностранными студентами, но, подробнее разобравшись в ситуации, остановились на вопросе поиска научно-исследовательской практики для студентов-магистрантов – как иностранных, так и российских.

Нам очень помог опрос, который мы провели с помощью коллег из Центра внутреннего мониторинга. Выяснилось, что такой сервис нужен и учебным подразделениям в лице студентов и руководителей образовательных программ, и самим научным подразделениям. В ходе обсуждения на выездном семинаре возникла идея дополнительного модуля, в котором студенты и образовательные программы могли бы делать запрос на места практики, а не только откликаться на предложения со стороны научных подразделений.

К концу года мы планируем запустить онлайн-сервис «Ярмарка практик», апробировав его на зимней практике. Также есть договоренность с коллегами из Дирекции основных образовательных программ, которые впоследствии заберут под свой контроль наш проект, сделав его расширением существующей «Ярмарки проектов».

 

«Шпаргалка бизнес-процессов»

Сергей Суриков, руководитель проекта, начальник отдела сопровождения магистерских программ факультета компьютерных наук; Виктория Иванова, менеджер Управления аспирантуры и докторантуры; Инна Королькова, методист отдела сопровождения магистерских программ факультета компьютерных наук.

Как появилась идея и какую проблему решает ваш проект?

Идея проекта появилась еще два года назад, когда полностью обновился состав учебного офиса отделения прикладной математики и информатики. Новые сотрудники нуждались в инструменте, который бы позволил быстро сориентироваться среди регламентов, положений, приказов и дедлайнов.

Когда эта внутренняя «шпаргалка» насчитывала уже более 25 пошагово прописанных процессов, появилась возможность поделиться этой информацией с коллегами из учебных офисов по всей Вышке, а именно в качестве проекта «Шпаргалка бизнес-процессов». Проект подразумевал перенос наработанных процессов в ЛМС, дополнение их шаблонами документов и ссылками на регламенты.

Каковы дальнейшие планы и планируемые итоги работы?

Изначально была еще одна задача – таким же образом обработать бизнес-процессы в аспирантуре, которая как раз сейчас переживает реструктуризацию. Но вскоре стало ясно, что это будет следующим этапом работы.

Сейчас «Шпаргалка бизнес-процессов» находится в открытом доступе в ЛМС, и мы продолжаем ее совершенствовать, к тому же изменения происходят регулярно. Этот инструмент удобен не только для новых сотрудников, которым так легче ориентироваться, но и для более опытных коллег, поскольку содержит самую необходимую информацию по каждому процессу.

 

«Бизнес-процессы для жизни»

Светлана Мальченко, руководитель проекта, начальник отдела финансового менеджмента ИСИЭЗ; Елена Артюхова, заместитель первого проректора; Татьяна Борисихина, главный специалист ИСИЭЗ; Оксана Жгун, директор Высшей школы маркетинга и развития бизнеса ; Ольга Климочкина , начальник договорно-правового отдела Правового управления ; Анастасия Коваленко , начальник отдела нормативно-правового обеспечения Правового управления; Ольга Максимова , менеджер Международной лаборатории экономики инноваций ИСИЭЗ ; Екатерина Романова , начальник отдела правового обеспечения закупок и проведения торгов по аренде Дирекции по корпоративным закупкам и торгам; Денис Федулкин , начальник отдела правового сопровождения научной деятельности и вопросов интеллектуальной собственности Правового управления; Ольга Хачатурян , заместитель начальника Управления международного сотрудничества.

 

 

Как создавался проект?

В нашей команде собрались люди, которые захотели изменить что-то к лучшему в административных процессах университета, с которыми мы сталкиваемся ежедневно. Мы разбились на три разных подпроекта: «Договоры, в которых ВШЭ является исполнителем», «Конкурс ППС» и «Командировка».

По каждому процессу есть огромное количество локальных нормативных актов, в них сложно разобраться, и наш проект задумывался как шпаргалка для работников университета, которые участвуют в этих процессах.

Чего удалось достичь и какие планы на этот год?

Мы проанализировали большой массив информации по каждому направлению и изложили самое главное в интерактивных визуальных схемах/пошаговых инструкциях, которыми уже могут пользоваться все работники университета:

1.     Конкурс ППС: http://pps.hse.ru.

2.     Командировка: http://lei.hse.ru/komandirovki.

3.     Договоры: http://legal.hse.ru/scheme.

 

Пошаговая схема-инструкция «Конкурс ППС» была опробована на зимнем конкурсе и показала хорошие результаты по информированности и удовлетворенности участников.

В подпроекте «Командировка» помимо создания пошаговой инструкции удалось сократить время ожидания в очереди для сдачи авансового отчета и поучаствовать в работе над новым Положением о командировках.

 

После завершения первого этапа проекта коллеги из подпроекта «Конкурс ППС» хотят взяться за очередной процесс, но пока хранят в секрете своих заказчиков, и мы заинтригованы. Коллеги из подпроекта «Договоры» собираются дальше совершенствовать свою схему, подгружать в нее шаблоны документов и тестировать на пользователях. Коллеги из подпроекта «Командировка» собираются принимать активное участие в дальнейшей модернизации этого бизнес-процесса, поддерживая и обновляя размещенную на портале пошаговую инструкцию.

Секрет успешного проекта заключается в самой команде, в ее способности перестраиваться и гибко подходить к меняющимся внешним условиям, выдвигать идеи и их отстаивать, перенимать удачный опыт и, конечно же, в целеустремленности ее участников.

Этот выпуск «Окон роста» целиком, а также все предыдущие выпуски, читайте по этой ссылке в формате PDF

23 марта, 2016 г.