Портал ВШЭ: правила размещения публикаций

В первом мартовском выпуске «Окон» мы расскажем о порядке размещения публикаций сотрудников на портале: что для этого нужно сделать, каковы основные ошибки и как их избежать.

Информация о публикациях важна как для читательской аудитории ВШЭ (для сотрудников Вышки и организаций, занимающихся тематически близкими исследованиями, а также для потенциальных абитуриентов ВШЭ), так и для разнообразной внешней отчётности и внутренней аналитики. Отдельный интерес представляет публичная активность сотрудников Вышки (это выступления в средствах массовой информации и т. п.).

С учётом этого на корпоративном портале открыты два самостоятельных раздела:

1.      НИУ ВШЭ и СМИ, где представлены публикации сотрудников ВШЭ в печатных информационно-аналитических изданиях, стенограммы их выступлений в радио- и телепередачах, а также заметки, содержащие упоминания ВШЭ в СМИ.

2.      База научных публикаций сотрудников ВШЭ, в которой представлены только научные работы наших сотрудников — книги (монографии, учебники) и отдельные главы, статьи в научных журналах, препринты.

Промежуточное (и потому спорное) положение среди названных типов публикаций занимают авторские материалы или развёрнутые интервью в аналитических изданиях (таких, например, как журнал «Эксперт»). С одной стороны, это не научный журнал (и потому в базе научных публикаций учитываться не должен); с другой стороны, тема и формат материала могут представлять для исследователей не меньший интерес, чем аналогичная публикация в научном журнале. Поэтому было решено представлять такие материалы в обоих разделах (порядка учёта научных публикаций для отчётов и присуждения академических надбавок это не затронет).

Публикации из обоих разделов выводятся также на персональных страницах сотрудников (http://hse.ru/org/persons/), деление на разделы («Публикации» и «Публикации в средствах массовой информации» соответственно) при этом сохраняется.

Далее мы расскажем о том, каким образом происходит наполнение обоих разделов и какие на этом пути чаще всего возникают трудности и сомнения.

НИУ ВШЭ и СМИ.Публикации добавляются в раздел сотрудниками дирекции по порталам и пресс-службы на основе мониторинга СМИ, который ежедневно проводится пресс-службой ВШЭ. Из данных мониторинга выбирается и материал для рубрики «Публикация дня». Стоит уточнить, что помимо актуальности этого материала на фоне текущей политической ситуации важна и его новизна: в публикацию дня не может попасть материал месячной давности. Если вы хотите сообщить о каком-то материале дополнительно, напишите об этом в новостную службу дирекции по порталам (portalnews@hse.ru).

База научных публикаций.

Публикации в базу могут быть добавлены как сотрудниками дирекции по порталам (на основе заявок, присланных на адрес publications@hse.ru), так и самими авторами или ответственными от подразделений (через личный кабинет на портале).

 

В базе могут быть размещены только те материалы, которые соответствуют критериям научной публикации.Научная публикация — текст, опубликованный в научном издании с соблюдением академических стандартов построения и оформления текста.К научным публикациям относятся (при соблюдении указанных выше требований):·        научные монографии и брошюры;·        главы и статьи в научных монографиях и сборниках;·        публикации в научных журналах, включая электронные научные журналы, зарегистрированные во ФГУП НТЦ «Информрегистр» в порядке, согласованном с Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки;·        рецензии в научных журналах;·        учебники и учебные пособия;·        комментарии к законам (для юристов);·        предисловия, послесловия; комментарии к научным изданиям;·        препринты ВШЭ, РАН;·        working papers (препринты) в постоянной серии, издаваемой зарубежным университетом и/или международной организацией (уровня NBER, IZA, CEPR, WB);·        научные доклады ВШЭ, изданные отдельно или в научных сборниках.

 

В этой базе не могут быть размещены интервью и публикации в СМИ, не имеющих научной специализации (публицистических изданиях — газетах и журналах); они могут быть опубликованы в разделе «НИУ ВШЭ и СМИ».

Кроме того, в базе публикаций не размещаются авторские свидетельства об изобретениях и патенты, поскольку они не являются публикациями. Однако это, безусловно, важная информация, характеризующая профессиональную деятельность специалиста, поэтому желательно выкладывать её на персональной странице. Получить консультацию по этому вопросу можно в дирекции по порталам. Помощь в регистрации и учёте ваших изобретений может оказать отдел по вопросам интеллектуальной собственности (http://www.hse.ru/IPdepartment).

Как правило, без участия авторов (силами дирекции по порталам) в базу публикаций добавляются работы, вышедшие:

• в Издательском доме ВШЭ;
• в сериях препринтов ВШЭ;
• в журналах, (со)учредителем которых является ВШЭ;
• в российских журналах, включённых в список ВАК.

 

Добавление публикаций сотрудниками дирекции по порталам

Заявки на размещение публикаций на сайте следует присылать на адрес publications@hse.ru. Формы заявок можно найти в разделе «Справочник по публикациям».

Присланные заявки редакторы сайта обрабатывают в течение одного-двух рабочих дней. Если заявка не требует уточнений, заявителю отправляется ответ: «Заявка принята к обработке». Если же присланный текст нуждается в уточнении, редактор напишет, что именно нужно подкорректировать.

Принятая к обработке заявка отправляется редактором на размещение. В зависимости от текущей загруженности редакторов портала размещение может занять от одного дня до трёх недель. Если у вас есть причины, вынуждающие представить публикацию на персональной странице в ограниченные сроки, в тексте письма с заявкой нужно сделать соответствующую пометку («Прошу разместить на портале в течение Х дней/до такого-то числа, поскольку...»). Можно пойти по другому пути, разместив публикацию самостоятельно (в этом случае отправлять заявку на адрес publications@hse.ru не надо).

Добавление публикаций авторами и ответственными от подразделений

Каждый автор может добавить сведения о своих публикациях самостоятельно через свой личный кабинет на портале.

Сотрудник может добавить в базу как свои личные публикации, где он является автором (редактором, переводчиком и т. п.), так и публикации других авторов. Все добавленные таким образом публикации он может впоследствии редактировать (добавлять файлы, уточнять аннотации и т. д.). Другие авторы (редакторы, переводчики) этой публикации тоже могут редактировать (и даже удалять) свои публикации вне зависимости о того, кем они были внесены.

Ниже описаны наиболее распространённые ошибки и трудности, возникающие при размещении публикаций

1.     Автор создаёт несколько копий записи одной и той же публикации

При размещении в базе своей статьи имейте в виду, что она уже могла быть размещена там ранее. Если вы не единственный автор публикации, учтите, что её могли уже добавить в базу ваши соавторы. Поэтому, прежде чем разместить в базе свою публикацию, убедитесь, что её там нет (в особенности это касается размещения глав из книг). Для этого в поле «Поиск» введите название публикации. Если название длинное, не стоит вводить его целиком, достаточно ввести в поле отдельные слова/словосочетания (попробуйте несколько вариантов).

Название публикации необходимо вводить так, как оно указано в выходных данных книги. Если вы обнаружили, что работа уже была добавлена в базу ранее и название указано неверно, сообщите об этом в дирекцию по порталам: publications@hse.ru. В письме приведите оба варианта названия: ошибочное и правильное, а также прикрепите скан (фото) с выходными данными книги.

Ниже приведён пример того, как выглядит эта ошибка на практике (см. таблицу). В данном случае публикацию сначала разместил редактор портала, а затем она была ещё дважды введена авторами сборника. Искать публикацию в подобных случаях следует по той части названия, которая имеет неизменную формулировку (в данном случае это «Психология индивидуальности»).

 

Тип	Название	Оператор	Дата создания
Книга	Психология индивидуальности: материалы IV Всероссийской научной конференции, г. Москва, 22–24 ноября 2012 г.	Редактор	07.10.2012
Книга	Материалы 4-й Всероссийской конференции «Психология индивидуальности»	Пользователь 1	13.02.2013
Книга	Психология индивидуальности: материалы IV Всеросс. науч. конф., г. Москва, 22–24 ноября 2012 г.	Пользователь 2	26.02.2013

 

Если вы уже отправили заявку о размещении публикации на publications@hse.ru, не размещайте публикацию самостоятельно через личный кабинет.

 

2.     Неправильно определён тип публикации (и, как следствие, заполнена не та форма)

Больше всего ошибок возникает при вводе статей из сборников и глав из книг — их пытаются добавить в базу как статьи в научных журналах. Как понять, не была ли допущена ошибка при выборе формы?

При вводе статьи следует заполнить поле «Журнал», указав название журнала, в котором она была опубликована. Если вы не находите нужного наименования среди уже имеющихся, это может означать, что:

a) такого журнала просто не существует, то есть вы приняли за журнал сборник/коллективную монографию. Это самая распространённая ошибка. Обратите внимание, что сборники материалов конференций — это книги, а не журналы. Для добавления статьи из такого сборника выберите форму «Глава в книге».

b) неправильно введено название журнала. Например, журнал называется «Психологическая наука и образование», а вы вводите: «Электронный журнал "Психологическая наука и образование"». Если вы не находите нужного вам журнала в списке портала или сомневаетесь, правильно ли ввели название, проверьте название журнала по каталогу научной периодики.

c) журнала нет в списке(самая редкая ситуация). Введите его точное название в поле «Другое»; редактор портала добавит этот журнал в общий список в том случае, если он является научным изданием.

 

3.     Неверно указано название журнала

В названии журнала не нужно указывать номер и страницы, так как для них есть специальные поля (например: Российская история, № 2, стр. 37–51).

 

4.     Трудности с описанием многотомников

При описании многотомных изданий на каждый том надо заполнить отдельную форму (один том — одна форма). Если ваша глава (статья) опубликована во втором томе, а в базе пока есть только первый, не нужно прикреплять главу к уже имеющемуся первому тому — необходимо задать новую книгу («Второй том») и к ней прикрепить соответствующую главу.

 

5.     Указаны не все обязательные сведения, необходимые для описания данного типа публикации

Чаще всего авторы забывают указать:

• для статей в журналах — номер журнала, страницы (если это не электронный ресурс);
• для книг — всех авторов данной книги (а не только себя), редакторов (если книга — это сборник), место издания, издательство;
• для глав из книги — всех авторов и номера страниц.

Кроме этого, начиная с 2012 года при размещении публикации необходимо приводить также аннотацию и ключевые слова.

 

6.     Трудности с описанием научных докладов

а) Если доклад где-либо опубликован, то нужно просто подобрать правильную форму для ввода данных:

• это «книга», если доклад выпущен отдельной книгой или брошюрой;
• это «глава книги», если доклад включён в сборник с другими докладами;
• это «статья», если доклад напечатан в научном журнале;
• это «препринт», если доклад опубликован отдельным выпуском в какой-либо серии препринтов.

б) если доклад нигде не опубликован, но у вас есть его текст (стенограмма, тезисы или презентация), то его можно разместить на персональной странице, самостоятельно создав нужный раздел. В базе публикаций такие доклады не размещаются.

 

7.     Неправильно добавлены авторы (редакторы и пр.)

Иногда публикация может быть добавлена в базу, но при этом не отображаться в разделе. Это может означать, что авторы публикации (редакторы, переводчики и пр.) не являются сотрудниками Вышки либо не указаны в качестве таковых.

Кроме этого, если вы являетесь автором главы (например, в сборнике статей), пожалуйста, не указывайте себя в качестве автора всего сборника.

 

8.     Добавление ключевых слов

Ключевые слова (словосочетания) следует вводить каждое по отдельности, а не вместе одной фразой через запятую.

 

Ключевые слова (теги) — это отдельные слова или словосочетания, которые очень кратко описывают рассматриваемые в работе вопросы. На сайте они нужны для того, чтобы связывать между собой близкие по тематике страницы: публикации (одну с другой), персональные страницы (сотрудники со схожими научными интересами), новости и т. д.

 

Нововведение: если публикация использует результаты проекта, выполненного при поддержке Программы фундаментальных исследований или Научного фонда ВШЭ, в поле «В публикации представлены результаты проекта» надо проставить соответствующую пометку, выбрав нужный проект.

 

Как быть, если вы обнаружили ошибку в описании чужой публикации?

Напишите об этом письмо на адрес publications@hse.ru, уточнив, какие изменения надо внести.

 

Вы внесли сведения о публикации. Что дальше?Если публикация введена неверно или неполно, редактор портала пишет сотруднику, вводившему эту публикацию, что именно нужно исправить или добавить (исправления должны быть внесены в течение трёх недель). При отсутствии отклика сотрудники портала вправе самостоятельно исправлять или (когда не удаётся найти  нужные сведения) удалять неправильно введённые публикации.

Если один и тот же автор (или ответственный от подразделения) систематически заполняет формы с ошибками, то для него закрывается доступ к самостоятельному добавлению публикаций и он должен использовать вариант с отправкой форм на адрес publications@hse.ru.

Любые вопросы по работе с публикациями на портале присылайте на адрес publications@hse.ru.

 

Правильное описание публикаций помогает связывать страницы сотрудников, новости, научные проекты, подразделения.

 

Наталья Аболина, Мария Добрякова, Ольга Чудаева

Дирекция по порталам

17 марта, 2013 г.