Система электронного документооборота

Руководство Университета: Заместитель руководителя аппарата

Дирекция цифровизации административно-управленческих процессов: Директор по цифровизации административно-управленческих процессов

Мартусевич Ирина Александровна

Руководство Университета: Руководитель аппарата

Вышка начала переход на новую систему электронного документооборота (СЭД). Почему возникла потребность ввести СЭД? Какие проблемы пользователей она решает? Какие процессы будет обеспечивать?

На вопросы отвечают Ирина Мартусевич, руководитель аппарата ректора, Ольга Рыбалко, заместитель руководителя аппарата, и Леонид Новиков, директор по цифровизации административно-управленческих процессов.

В феврале-марте Вышка начала переход на новую систему электронного документооборота. Почему возникла потребность ввести СЭД?

Два года назад мы провели аудит и обнаружили, что в университете существует порядка 200 различных информационных систем. И между ними необходимо было настраивать интеграцию, чтобы не заставлять людей по несколько раз вручную вводить одни и те же данные в разные системы. Доработка каждого такого соединения, например, между СДОУ и ИС-ПРО или АСАВ была весьма затратной как по деньгам, так и по времени, поскольку компании, которые поддерживали платформу, не очень распространены на рынке.

При этом сама система СДОУ была уже «немолода»: давно не обновлялась, работала медленно, любая доработка занимала неоправданно много времени. Все, кто был связан с ней по работе, жаловались. Цифровой блок провел анализ всех действующих на рынке систем и принял решение перейти на единую платформу 1С, которая позволит облегчить бизнес-процессы и свести к минимуму ручной труд.

Какие проблемы пользователей решает новая система? Какие возможности она даёт?

Недавно мы провели исследование, которое показало: объем служебных записок, зарегистрированных в СДОУ в этом году, вырос в три раза по сравнению с прошлым годом. Это произошло из-за того, что во время перехода в дистант некоторые процессы просто не могли оставаться на бумаге, а служебная записка оказалась наиболее удобным инструментом, который полностью автоматизирован. При этом у нас все еще остаются бумажные «служебки»: заказ групповых пропусков и пропусков на парковку, выдача ключей и много чего еще. Мы планируем перевести все эти служебные записки в электронные сервисы. У нас уже существуют успешные практики: например, заказ помещений и технического оснащения для мероприятий через Вышка-BMP или новый сервис заказа канцтоваров. Мы надеемся, что увеличение подобных сервисов позволит сократить ненужные хождения с бумагами.

Очень важно, что в новой системе будет удобно использовать квалифицированную электронную подпись. Это также должно привести к сокращению бумажных документов.

Российское законодательство пока отчасти ограничивает сокращение бумажного документооборота, но уже сейчас и в образовательном блоке, и в Управлении делами, и в Планово-финансовом управлении есть списки документов, которые мы можем перевести в электронный вид в обозримом будущем. Во всех сферах жизни мы наблюдаем тренд на осознанное потребление и отказ от лишнего. Бережливый офис – как одно из проявлений этой глобальной тенденции – набирает популярность, и мы это поддерживаем.

Сейчас большое количество сотрудников фактически работает «курьерами» между кабинетами и зданиями, поэтому мы также думаем о создании службы для доставки документов: сотрудник оставляет заказ, а потом просто следит за статусом своей заявки на сайте.

В чём преимущество новой системы по сравнению с предыдущей (СДОУ)?

Первое – это интуитивно понятный интерфейс. Не каждый работник в состоянии осилить бесконечные регламенты и инструкции к системе, да еще и постоянно держать их в голове. Во-вторых, СЭД позволяет настроить систему под себя, чтобы видеть объем текущих задач и оценивать, на чем надо сосредоточиться прямо сейчас. Есть возможность вывести на рабочий стол только те виджеты, которые вам необходимы. Например, администраторам системы потребуется расширенный функционал, а руководителю подразделения будет достаточно и нескольких кнопок – «согласовать», «отправить на доработку» и «создать поручение». Руководители будут видеть исполнительскую дисциплину, а также вопросы и задачи, которые у них стоят в зависимости от того, чье это было поручение – ректора, ученого совета или ректората. И в-третьих, в новой системе можно настроить необходимые виды отчетов. В СДОУ это всегда лишняя головная боль – приходится делать специальный запрос администратору, а автоматические отчеты не всегда дают нужную информацию.

Какие процессы будет обеспечивать новая система? Какие сотрудники будут в ней работать?

Новая СЭД будет обеспечивать не только те же процессы, что и СДОУ, но также вопросы, связанные с заключением всех видов договоров. В СЭД будут работать все наши коллеги, в том числе и из филиалов. При этом следует отметить, что с частью документопотоков филиалы начнут работать чуть позже, чем Москва. Мы регулярно общаемся с филиалами для того, чтобы держать коллег в курсе того, что происходит в московском кампусе.

Как изменятся бизнес-процессы после введения СЭД?

Сразу после перехода на 1С трудно ожидать существенного изменения бизнес-процессов. Возможно, что некоторые процессы будут даже казаться сложнее, чем раньше. СЭД проектировалась с учетом будущих интеграций, поэтому изменения будут заметны после того, как и другие системы (например, системы бухгалтерского учета, кадрового учета, АСАВ) заработают в полном объеме, и будет настроена интеграция между ними.

Что произойдёт с архивом документов, изданных до 2021 года?

Информация о документах, которая сейчас хранится в СДОУ, по-прежнему будет доступна для пользователей. При этом в течение некоторого времени эта информация и копии документов будут доступны сразу в двух системах – как в СДОУ, так и в СЭД. После того, как мы убедимся, что все документы корректно перенесены из СДОУ в СЭД, мы сможем обращаться за архивной информацией только к СЭД.

Есть ли понимание того, как будет развиваться и меняться система в будущем?

Существует большой потенциал для развития СЭД. В рамках обследования процессов при проектировании СЭД были выявлены многие возможности, которые можно будет использовать в будущем и которые существенно облегчат работу пользователей. Они не вошли в эту версию работы СЭД, но обязательно войдут в следующие.

Как подключиться к СЭД? Кто может оказать техническую поддержку при работе в системе?

К СЭД сейчас подключены все пользователи СДОУ. Если возникла потребность в работе в СЭД, а пользователь не подключен, ему нужно будет обратиться в техническую поддержку СЭД по адресу dm_support@hse.ru или через заявку в Личном кабинете.

По любым техническим вопросам можно обращаться в техническую поддержку по указанным выше контактам. Консультанты ответят на ваше обращение в порядке общей очереди. Для всех обращений установлено время, в течение которого проблема должна быть решена.

В статье использованы материалы, опубликованные ранее на портале «Вышка для своих».

16 марта, 2021 г.