Что читают и где пишут сотрудники Вышки

Недавно в Дирекции по связям с общественностью появилась команда, которая займется развитием внутренних коммуникаций. Руководитель нового отдела Иван Чернявский рассказывает об основных вызовах во внутренних коммуникациях Вышки. Сотрудники Центра внутреннего мониторинга (ЦВМ) Ольга Гарифуллина и Марина Кудрявцева пишут об информированности сотрудников нашего университета и оценивают эффективность источников информации, которые используют ученые, преподаватели и администраторы НИУ ВШЭ.

Иван Чернявский, начальник отдела внутрикорпоративных коммуникаций

Говоря о внутренних коммуникациях, я бы сразу определил, что эти коммуникации происходят в нескольких плоскостях, при этом в каждой из них Вышка столкнулась с новыми вызовами, чаще всего обусловленными быстрым ростом университета.

Когда университет что-то хочет сказать своим сотрудникам и студентам – это вертикальная коммуникация. Она порой воспринимается сотрудниками и студентами как информационный шум. Есть несколько причин такой печальной метаморфозы.

Во-первых, отсутствие таргетированности коммуникации. Обычно информация отправляется всем и сразу. В итоге количество релевантного контента в корпоративных каналах коммуникации для конкретного сотрудника и студента минимально. Так вышкинец теряет чувствительность к этим каналам, и нам все сложнее что-то ему рассказать.

Во-вторых, разное качество самого контента. Зачастую акцент делается на сухое информирование. Но в мире, где наши каналы коммуникации конкурируют за внимание сотрудника (а тем более студента) с внешними медиа – с Netflix, «Ведомостями» и «Яндекс.Дзеном», нам нужно думать не только о том, как проинформировать сотрудника/студента, но и как его удивить, заинтересовать. Вот тогда будет шанс, что во всем информационном потоке он выделит именно нас.

В горизонтальной коммуникации(это когда сотрудники, студенты и подразделения общаются между собой) мы все больше видим распад университета на кластеры, которые не знают друг о друге, а зачастую и не понимают друг друга. Речь даже не только о «разных мирах» академиков, администраторов и студентов, но и – глубже – о различиях внутри и между этими группами. У Вышки есть удачные форматы, где вышкинцы «перемешиваются»: для сотрудников это кадровые резервы, а для студентов внеучебная жизнь, но охватывают они лишь часть нашего сообщества. Есть удачные примеры университетских медиа, но ощущение общего информационного пространства есть не всегда.

В области восходящей коммуникациимногие инструменты, которые раньше справлялись с задачами трансляции мнений, интересов и вопросов «наверх», практически перестают работать (форум) или требуют дополнительной настройки (выразительная кнопка).

Вот так описывая для себя основные вызовы, мы с командой внутренних коммуникаций приступаем к работе. В наших планах превращение раздела портала «Вышка для своих» сначала в медиа, которое собирает для вас самое важное из вышкинского информационного поля, а потом и в портал, который умеет адаптироваться под пользователя, узнавать вас и показывать вам только актуальное и интересное. Результаты первых изменений уже можно оценить. Мы хотим немного реформировать рассылки и сократить количество нерелевантной информации, которая вам приходит, но при этом не дать вам пропустить самое важное. Сейчас приглашаем вас потестировать «Вечернюю Вышку». Мы будем развивать проект Studlife HSE как медиа студентов Вышки о сообществе университета и хотим организовать инкубатор для медиапроектов студентов и сотрудников. Совместно с коллегами из HR собираемся сделать интерактивный адаптационный конкурс для новых сотрудников, а совместно с Дирекцией по развитию студенческого потенциала перезапустить «Почемучник». Планов, как и вызовов, очень много, и, надеюсь, мы сможем сделать взаимодействие с корпоративными каналами коммуникации сотрудников и студентов Вышки полезнее и приятнее, а информационное пространство вокруг более вышкинским.

Я сознательно описал только верхнеуровневые проблемы и задачи, которые находятся в области настройки каналов коммуникации. Но внутренние коммуникации – это во многом еще и про корпоративную культуру, идентичность, ценности. Однако эта проблематика не была затронута в исследовании ЦВМ, а она, безусловно, заслуживает и отдельного исследования, и отдельной статьи.

Ольга Гарифуллина и Марина Кудрявцева, сотрудники ЦВМ

Посмотрим на результаты нескольких регулярных исследований, организованных ЦВМ, а также специального опроса научно-педагогических работников о корпоративных каналах информирования, проведенного в 2017 году. Мониторинг преподавательской и научной жизни прошел в ноябре-декабре 2018 года. В нем приняли участие 818 сотрудников московского кампуса (23% от общего числа сотрудников). В выборку вошли 475 преподавателей, 108 сотрудников научных подразделений, а также 224 человека, совмещающих преподавательскую и научную работу в Вышке. В Мониторинге административных сотрудников, проведенном в тот же период по сокращенной версии анкеты, приняли участие 778 человек (34% от генеральной совокупности). В качестве дополнительного источника использовался специальный опрос научно-педагогических работников 2017 года, в котором содержался расширенный блок вопросов про внутренние каналы информации. Все опросы были проведены в онлайн-формате: ссылки на анкеты рассылались на корпоративные адреса электронной почты сотрудников.

Преподаватели и сотрудники научных подразделений Вышки считают, что они хорошо осведомлены об университетских новостях: около двух третей респондентов указали, что знают о многом или обо всем, что происходит в университете. Среди администраторов отмечается чуть более высокая оценка собственной информированности, чем среди преподавателей: 80% указали, что знают о большинстве новостей и событий в Вышке. Такое отличие может быть обусловлено тем, что административные сотрудники непосредственно вовлечены в организацию и сопровождение мероприятий и процессов в университете, и хорошая информированность – показатель такой вовлеченности.

По данным на 2018 год, самым массовым каналом получения информации о жизни в университете как для администраторов, так и для преподавателей и научных сотрудников являются рассылки по корпоративной почте (90% для АП, 86% для ППС и НС). При этом только четверть опрошенных преподавателей и научных сотрудников в 2017 году указали, что читают все письма, которые приходят им на почту, и еще около половины сотрудников отметили, что просматривают бо́льшую часть рассылок. Такая ситуация может объясняться большим количеством спама и ненужной информации: в опросе 2017 года 92% сотрудников, которые не пользуются корпоративной почтой, указали, что причина именно в количестве и качестве поступающей информации.

Портал hse.ru занял второе место по популярности у административных сотрудников (88%) и третье – у преподавателей и сотрудников научных подразделений (76%). Результаты специального опроса 2017 года показали, что основные причины отказа от использования портала hse.ru состоят в том, что сотрудники не могут найти нужную информацию (51%) или не нуждаются в этом, так как им вполне хватает информации из других источников (41%). Треть сотрудников, использующих портал для получения информации о новостях, посещают его раз в день, еще треть – несколько раз в неделю. Подавляющее большинство посещают главную страницу hse.ru (84%), 40% – страницу «Вышка для своих» и сайты подразделений, занимающихся организационным сопровождением научного/учебного процесса (Дирекция основных образовательных программ, программа «Научный фонд» и т.п.). Сайты своих подразделений (факультета, департамента, научного подразделения) посещают две трети сотрудников.

Не менее важным источником информации о новостях НИУ ВШЭ как для административных сотрудников, так и для научно-педагогических работников является информация от коллег (82% и 80% соответственно). Согласно результатам опроса прошлого года, общение с коллегами позволяет в первую очередь узнавать новости о жизни и достижениях сотрудников НИУ ВШЭ, а также об изменениях инфраструктуры в университете.

Значимые различия отмечаются в пользовании другими каналами информации. Так, сотрудники, занимающие только научную должность, отдают предпочтение официальным и неофициальным аккаунтам вышкинских СМИ и пабликам в социальных сетях по сравнению с их коллегами, совмещающими научную и преподавательскую деятельность или занимающимися исключительно преподаванием. Это может быть связано с тем, что средний возраст сотрудников научных подразделений в выборке и генеральной совокупности ниже – 35 лет, в то время как средний возраст ППС – 44 года, совместителей – 41 год. При этом преподаватели и совместители чаще, чем научные сотрудники, отмечают бюллетень «Окна роста» как один из источников информации о жизни университета.

В целом административные сотрудники оценили эффективность всех источников информации о жизни НИУ ВШЭ выше, чем преподаватели и научные сотрудники. Такое различие может быть связано с тем, что для административных сотрудников характерна большая вовлеченность в жизнь университета и, вероятно, большая лояльность. По данным Мониторинга административных сотрудников 2017 года, более трети (35%) оценили свою готовность рекомендовать друзьям и знакомым НИУ ВШЭ для работы на самые высокие баллы (9–10), в то время как Мониторинг преподавательской и научной жизни 2018 года показал, что внутри данной категории доля наиболее лояльных сотрудников меньше (28%). Аналогично и с желанием рекомендовать Вышку для учебы: 61% административных сотрудников показали максимальную готовность посоветовать Вышку, в то время как среди преподавателей и научных сотрудников таких половина.

Показательно, что если для преподавателей и ученых общение с коллегами оказалось самым эффективным источником из всех, то административные сотрудники поставили этот источник на второе место после портала hse.ru и наравне с официальными аккаунтами университета в социальных сетях. Для научно-педагогических работников следующими по эффективности источниками оказались планерки и встречи в департаментах и на факультетах. Остальные источники были оценены научно-педагогическими работниками относительно низко (3,80–3,99 по 5-балльной шкале). Сравнение разных групп преподавателей и сотрудников научных подразделений показало, что сотрудники, занимающиеся исключительно научной деятельностью, оценивают эффективность портала hse.ru и официальные аккаунты ВШЭ в социальных сетях выше, чем их коллеги-преподаватели. Таким образом, паттерны оценивания эффективности различных информационных источников у научных сотрудников ближе к административным сотрудникам, чем к преподавателям.

Структура пользования социальными сетями несколько различается у сотрудников, занимающих административные и научно-преподавательские должности. Так, две трети преподавателей и научных сотрудников отметили, что за последние 3 месяца пользовались Facebook и смотрели видео на YouTube. Менее половины пользуются сетью «ВКонтакте», и по трети – следят за обновлениями в Instagram и в Telegram-каналах. Наименее популярной сетью являются «Одноклассники». Несмотря на то что топ-3 социальных сетей для административного персонала так же, как и для научно-преподавательского состава, включает Facebook, YouTube и «ВКонтакте», в целом административные сотрудники пользуются данными социальными сетями с одинаковой интенсивностью (44–54%).

Более половины сотрудников, которые пользуются социальными сетями, отметили, что не подписаны на официальные паблики и страницы НИУ ВШЭ в социальных сетях (57% среди административных сотрудников и 62% среди преподавателей и научных сотрудников). Среди респондентов, подписанных на официальные страницы университета, наиболее популярен аккаунт университета на Facebook. Среди сотрудников, занимающих исключительно научную должность, значимо больше доля подписчиков на официальный паблик Вышки в «ВКонтакте» (на него подписаны 28% опрошенных научных сотрудников при 12–18% среди других категорий сотрудников), что также объясняется большей долей молодых людей среди сотрудников научных подразделений.

Около половины сотрудников, указавших бюллетень «Окна роста» как один из источников информации о жизни в университете, читают его время от времени. Две трети всех сотрудников предпочитают читать бюллетень в электронной форме. При этом четверть административных сотрудников и треть научно-преподавательского состава читают печатные выпуски издания. Самыми интересными темами бюллетеня сотрудники назвали рассказы о нововведениях и материалы об университетской среде. Преподаватели и научные сотрудники выразили свою заинтересованность в наукометрических обзорах и аналитических статьях, в то время как сотрудники, занимающие административные должности, отметили, что им было бы интересно читать интервью.

Хотя очень многое сейчас делается в университете для улучшения внутренних коммуникаций, ЦВМ продолжает фиксировать озадаченность коллег тем, как распространяется внутренняя информация. Сотрудники продолжают жаловаться на то, что не обладают какой-то информацией, сталкиваются со сложностями при ее поиске или еще хуже – не получают вовремя необходимое. Нужно продолжить интенсивную работу по развитию корпоративных информационных систем, внутреннего портала и других эффективных ресурсов, а ЦВМ будет следить за ситуацией и рассказывать о жизни университета.

Приложения

Таблица 1.

Источники информации о жизни НИУ ВШЭ	ППС %	НС %	ППС+НС %	АП %
Рассылки по корпоративной почте	88	82	82	90
Информация от коллег	78	79	86	82
Портал hse.ru	77	74	74	88
Бюллетень «Окна роста»	50	31	52	30
Планерки, встречи в департаменте	28	19	20	-
Планерки, организационные встречи на факультете	25	17	26	-
Официальные аккаунты НИУ ВШЭ и/или отдельных подразделений НИУ ВШЭ в социальных сетях	20	35	22	27
Неофициальные вышкинские СМИ и сообщества в социальных сетях (например, The Вышка, Digital Мясо и т.д.)	15	32	19	14

Вопрос: Пожалуйста, укажите, какими источниками Вы пользуетесь для получения информации о жизни НИУ ВШЭ и его подразделений.

Таблица 2.

Пользование социальными сетями	ППС и НС %	АП %
Facebооk	65	56
YоuTube (включая просмотр видео)	64	54
ВКонтакте	44	50
Telegram-каналы	36	27
Instagram	33	44
Twitter	9	8
Одноклассники	3	11
Другие сети	7	6
За последние три месяца не пользовался(-лась) социальными сетями	15	15

Вопрос: Какими социальными сетями Вы пользовались за последние три месяца?

Таблица 3. 

Подписки на страницы ВШЭ в социальных сетях	ППС %	НС %	ППС+НС %	АП %	МПНЖ (НПР в целом) %
Страница университета в Facebook	23	25	30	28	25
Паблик в «ВКонтакте» hse_university	12	28	13	18	15
YouTube-канал НИУ ВШЭ	7	7	11	8	8
Аккаунт в Instagram hse_live	6	10	6	12	7
Нет, не подписан(а) и не читаю официальные паблики/группы НИУ ВШЭ в социальных сетях	67	54	60	57	62

Вопрос: Подписаны/читаете ли Вы официальные паблики, группы НИУ ВШЭ в социальных сетях?

Авторы текста: Гарифуллина Ольга Сергеевна, Кудрявцева Марина Александровна, Чернявский Иван Андреевич, 30 мая, 2019 г.